En consonancia con su finalidad social, las asociaciones se rigen a través de órganos colegiales, en los cuales reside el poder de la toma de decisiones.

Los órganos de una Asociación deberían ser, al menos, los siguientes:

Asamblea General

Es el órgano donde reside la soberanía de la Asociación y está compuesta por todos los socios. Sus características fundamentales son:

• Debe reunirse, al menos una vez al año, con carácter ordinario, para aprobar las cuentas del año que termina, y el presupuesto del año que empieza.
• Las sesiones extraordinarias se celebrarán para la modificación de estatutos y para todo aquello que se prevé en ellos.

Es un derecho - deber del todo asociado, respetar, cumplir y hacer cumplir lo establecido en los Estatutos.

Igualmente es un derecho de todo asociado tener acceso a la información económica y fiscalizar las cuentas, previa petición a la Junta Directiva.

Es un deber del presidente convocar al menos una vez al año, con carácter ordinario, para aprobar las cuentas del año que termina, y el presupuesto del año que empieza.

La falta de convocatoria de la Asamblea General ordinaria por parte del presidente de la asociación, constituye un grave incumplimiento de los estatutos.

En este ámbito, sería deseable que:

• todos los asociados recibieran conjuntamente a la convocatoria y con la suficiente antelación, información sobre la situación patrimonial y el resumen de ingresos y gastos del ejercicio sujeto a aprobación.
• la información contable detallada estuviera a disposición de los asociados que quisieran consultarla durante los días previos a la celebración de la Asamblea General ordinaria.

Las Asociaciones desempeñan un papel fundamental en los diversos ámbitos de la actividad social, contribuyendo a un ejercicio activo de la ciudadanía y a la consolidación de una democracia avanzada, representando los intereses de los ciudadanos ante los poderes públicos y desarrollando una función esencial e imprescindible, entre otras, en las políticas de desarrollo, medio ambiente, promoción de los derechos humanos, juventud, salud pública, cultura, creación de empleo y otras de similar naturaleza, de ahí la importancia del fenómeno asociativo, como instrumento de integración en la sociedad y de participación en los asuntos públicos.

Conforme a las legislaciones vigentes en los respectivos países, el acto constitutivo de las asociaciones consta de un registro publico donde los asociados declaran su voluntad de emprender una actividad asociativa, al amparo de la normativa correspondiente, y a tal efecto dotan la asociación de su mecanismo principal de funcionamiento: los estatutos.

Es muy importante no considerar los estatutos como un simple tramite burocrático o un trozo de papel, ya que tienen una importancia fundamental al ser los encargados de regir las relaciones entre los asociados mediante la reglamentación de aspectos tan importantes de la vida de las asociaciones entre las cuales:

• el objetivo de la misma
• las funciones, atribuciones y limitaciones de sus órganos directivos
• los mecanismos de votación y elección de los cargos
• la gestión del patrimonio, donde lo hubiese

Dentro del álveo de la legislación vigente, queda mucho margen de maniobra a los asociados para adaptar y flexibilizar el contenido de los estatutos, tanto en el momento de la constitución como posteriormente siguiendo los mecanismos previstos en los mismos estatutos para su actualización.

El linea con el papel y la importancia social reconocidas por el legislador, sería deseable que este margen de maniobra se empleara para:

• fomentar la adhesión de nuevos asociados
• ampliar las oportunidades de participación de los asociados
• facilitar las funciones de información y control de los mismos hacia sus órganos directivos

El acceso a la información básica de la vida de la asociación

Es un derecho de todos los asociados tener acceso al contenido de los estatutos que regulan la asociación de la cual es miembro.

Del mismo modo es un deber de los asociados conocer y entender el contenido de los mismos, condición indispensable para participar de forma activa en la vida y desarrollo de la asociación.

Sin embargo, sería deseable que toda persona eventualmente interesada en las actividades de la asociación, pudiera tener acceso a todo un conjunto de informaciones "publicas" pero no por ello fácilmente accesibles, sobre la vida de la entidad.

El espacio en Internet que las asociaciones utilizan, de forma mas o menos elaborada, para comunicar sus actividades es un canal rápido, fácil y prácticamente gratuito de hacer llegar una serie de informaciones que consideramos indispensables:

• Declaración de intenciones y objetivos de la asociación
• Composición actualizada de sus organismos directivos
• Estatutos
• Ultimas memorias económicas y de actividades
• Listado de subvenciones recibidas y su destino de aplicación
• Listado de instalaciones y personal

Como complemento a lo dispuesto en los estatutos, dotar la asociación de un código ético es sin duda un elemento positivo altamente deseable.

Simplemente a título de muestra, durante la preparación y documentación de este articulo, hemos visitado mas de dos docenas de páginas en Internet de otras tantas asociaciones españolas, para descubrir que, con salvedad de algunas meritorias excepciones, muy pocas de ellas van mas allá de los primeros dos puntos (Declaración de intenciones y objetivos de la asociación; Composición actualizada de sus organismos directivos).

Artículos anteriores:

Sugerencias para unas "buenas practicas" en la gestión de las asociaciones

Un sistema de votación es una forma de elegir entre varias opciones basado en la decisión de los votantes.

El acto de votar tiene su uso más conocido en las elecciones, en las que se elige de entre los candidatos a cargos directivos.

Las votaciones pueden emplearse también para conceder premios, elegir entre diferentes planes de acción o propuestas de actuación.

Un sistema de votación consiste en las reglas que rigen cómo pueden expresar sus deseos los votantes y como se agregan estos deseos para llegar a un resultado final.

La mayoría de los sistemas de votación están basados en el concepto de regla de la mayoría.

Muchas elecciones se realizan siguiendo el lema “una persona, un voto”, que viene a decir que los votos de cada votante deben valer lo mismo.

Para facilitar el ejercicio del voto al máximo numero de personas con derecho para ello, se puede recurrir a mecanismos cuales el voto a distancia (o por correo) y el voto delegado.

El mecanismo de votaciones en las asociaciones

En la vida de las asociaciones se recurre al mecanismo de las votaciones en dos momentos especialmente significativos:

• periódicamente (por lo menos una vez al año) en asamblea ordinaria para aprobar la gestión y balance de la actividad de la junta directiva en el cargo por el año que se cierra, y para la aprobación de las directrices y presupuesto para el año en curso.
• puntualmente (según marquen los estatutos o en caso de dimisiones) se celebra el proceso electoral para nombrar la presidencia y los demás cargos de la junta directiva.

El sistema de votación definido en los estatutos es fundamental para asegurar un mecanismo de participación que permita el acceso real de los asociados al proceso de decisión.

Una de las formas mas común de organizar la actividad de un colectivo de personas hacia el cumplimiento de unos objetivos común concreto es la constitución de una asociación.

En derecho una asociación se define como una "pluralidad de personas vinculadas jurídicamente para la consecución de un fin común de carácter no lucrativo."

En términos sociológicos la definiríamos como una "colectividad orientada hacia la realización de acciones sociales, dotada de reglas explícitas y de órganos diferenciados."

La asociación es un instrumento poderoso que permite la consecución de objetivos diversamente inalcanzables para los individuos.

La legislación puede variar entre países en algunos detalles, pero fundamentalmente todas las asociaciones de personas comparten los siguientes elementos:

• se constituyen mediante acuerdo de tres o mas personas físicas o jurídicas legalmente constituidas
• se comprometen a poner en común conocimientos, medios y actividades para conseguir unas finalidades lícitas, comunes
• se dotan de los Estatutos que rigen el funcionamiento de la asociación